Menu
Gør en positiv forskel
03-02-2014

Uge 6 2014 : Vinter OL i personlig vækst

 

OK. Jeg er nok ikke verdens største Vinter OL fan: jeg indrømmer det. Fjernsynet kører ikke i døgndrift, og jeg har ikke styr på hvem der har vundet flest medaljer.

 

Noget har jeg dog bidt mærke i: Mest fordi det slog mig, hvor det hænger sammen med hverdagen privat og professionelt. Det aktiverede min indre OL-spirit, og inspirerede mig til lige at slå hjernen til en ekstra gang.

 

Jeg taler selvfølgelig om faklens vej til OL – og om Fanebærerne.

 

Metaforen med faklens vej til OL er smuk. Den er årelang og involverer en fantastisk stor gruppe mennesker og spreder sig, ikke bare mentalt men også geografisk til store dele af kloden: Alle der rører faklen undervejs, er en del af OL – og ethvert land, region, egn og by, der oplever faklens skær, er en del af noget historisk.

 

Det samme gælder fanebæreren for OL-teamet: Her er virkelig én, der i ordets bogstaveligste forstand, går forrest. Lader vi analogierne til garnisoner og traditionel krigsførelse i øvrigt ligge, har vi en frontløber – én, der markerer at ”nu kommer vores hold; vi er her for at vinde – og vi er stolte over at vise flaget”.

 

Og så hjem igen. Vise flaget. Hvem arbejder du for? Eller hvad? I generationer har flaget været et nationalt symbol for mennesker i hele verden. Hære har endda deres eget flag, helt ned til mindst enhed eller specialstyrke. Det er ligesom når visse egne eller landsdele laver deres eget flag, næsten som et sub-domæne, for nu at overføre det tid nutidens slagmarker. Særligt adelige familier har i århundreder haft deres eget våbenskjold. Og skotterne deres klan-tern, symboliserende deres særlige æt.

 

I dag går vi mest op i ”logoer” og ”mission statements”. Vi leger at det er en nymodens ting, og lader som om vi er moderne, når vi taler om det. I virkeligheden forsøger vi bare at besvare de to spørgsmål: Hvem arbejder du for (hvilket hold tilhører du) og Hvad arbejder du for (hvad er opgaven egentlig?) Det er stadig en form for signalflag, det hele handler om, når det kommer til stykket.

 

JEG har besluttet mig til, at jeg vil være fanebærer. Ikke bare for en dag eller en særlig begivenhed, men sådan, i det hele taget: Jeg har flere faner på lager, så selvfølgelig kan der visse dage være et, det hænger højere end de andre. Ingen faneflugt og vendekåberi her: Næh, du: Flagene skal hænge sammen. Mit grundlæggende flag skal være begejstringens. Og ved siden af det, vil jeg så have en stribe tillægsflag, som skal vejre som livet udfolder sig. Jeg vil med stolthed bære mine faner højt og inderligt.

 

 

AKTION POINTS:

Hvilke faner er dine – og hvilke af dem, syntes du kunne trænge til at blive hejst lidt mere eller oftere?

Hvad skal der til, for at du og dine (nærmeste eller medarbejdere) får endnu mere lyst til at vise DERES flag?

Hvad kunne du gøre I DAG for at styrke sammenholdet med dem omkring dig, hvis du virkelig ville?

26-01-2014

uge 5 2014 : Hvem er du? Hvem vil du være? Hvad vil du opnå? Se så at komme i gang

Tre små spørgsmål og et spark bagi

 

Personlig udvikling på arbejdspladserne kan være en udfordring for nogle medarbejder typer, kan man bl.a læse i »Fra kursus til kompetenceudvikling på jobbet« af Henrik Holt Larsen og Connie Svabo (DJØF 2002). Hvad med de medarbejdere, som ikke ønsker at udvikle sig, i hvert fald ikke på den måde som deres virksomhed tilbyder?

 

 

Sandt nok: Her er naturligvis nogle individuelle grænser at respektere. Men grundlæggende set er det nye fokus på personlig udvikling ofte en fordel for både arbejdsgiver og ansatte, fordi det betyder, at man kan blive en bedre forælder og ansat med samme indsats.
Som lederkonsulenten Per Østergaard skriver i »Personlig Udvikling« (Børsen 2003): »Personlig udvikling er en menneskelig forandring mod en bedre evne til at vælge rigtigt.«

Men hvordan gør man så det? Det kan synes som en uoverkommelig opgave, for hvor skal man ende og begynde, og hvordan skal man skelne mellem kvaksalverråd og brugbare fif?

Det har radioværten Uffe Stenstrop en række bud på. Han har simpelthen læst et helt bibliotek af selvhjælpslitteratur og formidler i bogen »Sådan Overlever Du Uden at Dræbe Kaniner« (Elkjaeroghansen 2003) på en enkel og humoristisk måde de bedste råd, han har fundet.
»Nøglen til al personlig udvikling er tre spørgsmål og et spark bagi:« lyder hans konklusion. »Hvem er du? Hvem vil du være? Hvad vil du opnå? Se så at komme i gang!«

HER ER ET RESUMÉ af hans ideer til, hvordan man kommer i gang. De kan bruges til at skabe det liv, vi ønsker os, både på jobbet og derhjemme:


1. Tænk positivt. For det er dine tanker, der skaber din virkelighed, ikke omvendt. Tænk bare på din egen erfaring: Hvis du fokuserer på problemer, synes verden fuld af dem, og du kan blive helt forkrampet af bekymring. Hvis du derimod fokuserer på løsninger, bliver du gladere og bedre til at klare dine opgaver. Så Stenstrop foreslår en syvdageskur, hvor man ikke må dvæle ved en eneste negativ tanke i en hel uge!

2. Du er, hvad du vælger at tænke om dig selv. Hvis du er typen, der siger: »Jeg kommer altid for sent,« er det mere sandsynligt, at du vil fortsætte med at gøre det, fordi du nærmest programmerer din underbevidsthed til at gentage en vane. Vogt dig altså også for dine ord, for dit ordvalg er afgørende for, hvad du oplever.

3. Forsøg at undgå at sætte dig selv eller andre i bås: Mønstre kan altid brydes, og du er ansvarlig for at gøre det.

4. Du kan altid ændre på en situation: Enten kan du ændre omstændighederne, og hvis dette ikke er muligt, kan du ændre den måde, du tænker om dem.

5. »Jeg føler, derfor har jeg ret,« siger mange i dag. Men de færreste tænker over, at det er tanker, der skaber følelser. Altså kan man gribe en masse negative følelser i opløbet ved at ændre sine tanker.

6. Væn dig til, at det er i orden at begå fejl. »Uanset hvor galt det går, lærer du af det!«

7. Vær autentisk: Gør det, du synes er sandt uden at skæve for meget til, hvad andre synes.

8. Gør tingene i stedet for at udskyde dem. Lav de vigtigste opgaver først, helst om formiddagen.

9. Sæt dig nogle mål og prioriter din tid, så du når dem.

10. De fleste mennesker bekymrer sig enten om fortid eller fremtid det meste af tiden. Imens glider livet forbi. Oplev nuet – det er dit liv!

MÅSKE ER ALLE DISSE råd en af årsagerne til, at nogle reagerer imod kurser i personlig udvikling på arbejdspladsen: Når information om, hvordan mennesket fungerer, er til rådighed for alle, kan vi ikke længere beskylde andre for vores lidelser som i gamle dage, hvor alt, hvad der gik galt, altid var chefens, konens, børnenes eller samfundets skyld. I dag skilles fårene og bukkene ikke længere så meget fra hinanden ud fra, hvem der har adgang til personligt udviklende information, men ud fra, hvem der bruger den.

 

skrevet af

Kirsten Stendevad er cand.mag., journalist, underviser og foredragsholder. Hun skriver bøger om, hvordan der kan skabes synergi mellem arbejdsplads og privatliv.

 
20-01-2014

Uge 4 , 2014 : Tal dig selv til succes

For at få succes skal du først definere, hvad succes er for dig. Det vil sige, have klare mål, skrive det ned, og tænke stort.

Hvis du skal have succes med at skabe et succesfuldt liv, så skal du også - inderst inde - vide at du virkelig er i stand til at få det til at ske. Du skal tro på at du har "the right stuff".

Du skal tro på dig selv. Hvad enten det er selvtillid, selvværd, eller hvad du nu kalder det, så er det en dybtliggende overbevisning om at du har det der skal til. De evner, de færdigheder, ressourcer, talenter og så videre der kræves.

Det betyder, at du skal lære at kontrollere din indre konversation, eliminere enhver form for negative tanker, og begrænsende overbevisninger, og erstatte dem med en konstant tilstand af positive forventninger.

Forskere har fundet ud af at du har omkring 50.000 tanker i dit hoved, hver eneste dag. Desværre er mange af dem negative hos mange mennesker. De samme undersøgelser har vist at det er cirka 70-75% af tankerne der er negative.

Det er tanker som:

  • "Jeg kan ikke gøre det her"

  • "Jeg er ikke god nok"

  • "Det er lige meget hvad jeg gør, så taber jeg mig ikke"

  • "Det er lige meget hvad jeg gør, så er der ikke noget der lykkes for mig"

Og så videre...

Det er det, man kalder offer sprog. Et sprog der fastholder dig i offertilstanden. Det er en form for konstant selvprogrammering, eller selvhypnose du laver dagen lang, og som får dig til at tro på, at du ikke er kompetent, ikke er værd at elske og så videre.

For at få det du gerne vil i dit liv skal du komme af med denne "offer programmering" og begynde at tale til dig selv som en vinder:

  • "Jeg kan godt gøre det"

  • "Jeg har let ved at...."

  • "Jeg ved der er en løsning"

  • "Jeg er klog nok og stærk nok til at...."

  • "Alt jeg spiser hjælper mig med at få en perfekt kropsvægt"

Det er det man kalder et "vindersprog". Det er rent faktisk en beslutning du skal tage, og så selvfølgelig gøre en indsats for at ændre den gamle vane. Det tager jo som bekendt 21 dage at ændre en vane, så det er jo overskueligt.



Du programmerer din underbevidsthed hele tiden
Din underbevidsthed er som besætningen på et skib, og du er kaptajnen. Det er dit job at give besætningen ordrer. Og når du gør det, så tager din besætning alt det du siger bogstaveligt.

Din besætning (din underbevidsthed) har ikke humor, men den følger blindt dine ordrer.

Hvis du for eksempel altid for sjovt siger "Alt jeg spiser hopper lige ned på mine hofter", så vil din besætning efterhånden tage din "ordre" som sandheden, og så vil alt du spiser sætte sig.


Din underbevidsthed styrer jo alle funktioner i din krop, og selv om du ikke har direkte kontrol over disse funktioner, så kan du alligevel programmere dem ved konstant at påvirke dem gennem din "selvsnak".

Du hjernevasker på en måde din krop til at ændre på fordøjelse, stofskifte, appetit og så videre, så du rent faktisk kommer dig. Eller ikke får succes, ikke kan de ting du skal og så videre og så videre, for dette gælder på alle livets områder.

Men du kan jo også vælge at sige "Alting jeg spiser hjælper mig med at opretholde en perfekt kropsvægt" og så programmerer du besætningen på skibet til at få mindre lyst til sukker, øge forbrændingen og fordøjelsen.

Denne magt, som din programmering af din underbevidsthed, gør at du skal være meget opmærksom på dine tanker og dine udtalelser.

Desværre er de fleste af os slet ikke klar over, at vi har så stor magt gennem vores udtalelser - både den vi udtaler og dem der konstant kører rundt i vore hoveder.
Det er også de færreste af os, der lægger mærke til det vi siger. Så hvis du virkelig vil gøre noget med det her, så skal du prøve at finde en der er meget sammen med dig, og som kan holde øje med dine udtalelser.

 

Denne måde at tale på er jo en så indgroet vane, at vi slet ikke hører det selv.
Du kan aftale med denne partner, at I skal give hinanden et signal når der kommer "offersprog" ud af Jeres mund. Det kan være med til at ændre denne dårlige vane. Hver gang du lægger mærke til en negativ "offersnak" så erstat den med en positiv tanke/udtalelse.


Brug bekræftelser
Det har jeg også skrevet flere artikler om, men det er også en af de mest effektive værktøjer til at opbygge dit selvværd.

Disse positive bekræftelser virker ved at overtage pladsen fra de negative ordrer, du hidtil har sendt til din besætning i alle disse år.

Jeg foreslår du laver en liste med 10 - 20 positive udtalelser, som alle bekræfter dit selvværd og dine evner.

Det er selvfølgelig helt op til dig hvad du tror på og hvilke bekræftelser du vil bruge, men her er der lidt inspiration.

  • Jeg fortjener kærlighed, lykke og succes

  • Jeg er klog og jeg tager gode beslutninger

  • Jeg er kompetent

  • Jeg kan skabe alt jeg vil

  • Jeg er i stand til at løse alle problemer jeg kommer ud for

  • Jeg er kreativ

  • Jeg kan håndtere alt livet byder mig

  • Jeg har al den energi til at gøre det jeg vil

  • Jeg tiltrækker de rigtige mennesker ind i mit liv


Troen på dig selv er en holdning
Det at tro på dig selv er et valg. Det er en holdning du kan opbygge over tiden. Det er dig selv der har ansvaret for din selvopfattelse, og dine overbevisninger. Heldigvis, for så ved du jo, at det også kan lade sig gøre, at ændre dem hvis du ikke er tilfreds med dem.

Det kan måske også hjælpe dig at høre at den seneste hjerneforskning viser at med nok positiv "selvsnak" og positiv visualisering, kombineret med den rette træning og coaching, så kan alle lære næsten hvad som helst.

I stedet for at blive ved med negativ "offersnak" så husk på at du kan gøre alting du vil - ALTING - for fakta er, at det kan du.

 

 

Kilde : Performance BaseCamp - Coach Academy

13-01-2014

Uge 3 - 6 myter om at motivere

 

Du kender dem sikkert. De små ledelsestrick, som nogle ledere mener, kan være motiverende og rentable. Det er de bare ikke. Her kan du læse om et par af metoderne, og hvorfor de ikke virker.

 

 

 

Af Agnete Nyholm, Lederweb
 
Der findes mange måder at motivere sine medarbejdere på. Dog er der nogle faldgruber, man, ifølge magasinet Chef, skal være opmærksom på som leder. For der er flere myter om motivation, som faktisk kan have den stik modsatte effekt. Uovervejede metoder kan i sidste ende medføre mistillid og ineffektivtet blandt medarbejderne – og det koster på motivationskontoen. Læs her 6 udbredte myter, og bruger du selv et par af metoderne er der råd at hente, til hvad du kan gøre i stedet.
 
1. At sigte mod stjernerne
Du sætter organisationens mål så højt, at medarbejderne kun kan nå dem, hvis de overgår sig selv. Mange ledere tænker ud fra deres egne erfaringer, når de vil peppe medarbejdere op og gøre dem effektive. Men de snyder sig selv. Selvom medarbejderne undertiden kan gøre det umulige, kan de, hvis de presses for hårdt, tabe pusten for tidligt. Ifølge professor i psykologi Robert Eisenberger kan højtydende folk, der oplever gentagne fiaskoer knække lettere ved næste vanskelige opgave. De giver måske hurtigere op, selvom det kun kræver bare en ekstra tand udholdenhed. Som leder mener du måske, at kravene motiverer medarbejderne til at udrette mere, end de havde gjort med et ”lavere” og måske mere rimeligt mål. Ofte er ledere selv presset til hele tiden at gøre det bedre, og derfor kan det virke rimeligt at udsætte medarbejderne for det samme pres.
 
Gør i stedet dette:
 

  • Sæt mange milepæle og delmål, så medarbejderne oftere kommer i havn. Dette øger den positive forstærkning, hvilket øger motivationen. Små mål, der eskalerer, giver de hurtigste resultater og skaber et arbejdsmiljø, hvor folk føler sig trygge ved at forsøge at nå dem.
  • Visualiser succes. Ideelt, hver time, eller hver dag, eller i værste fald hver uge. Fejrer I kun mål en gang om måneden eller sjældnere er motivator-effekten spildt.
  • Planlæg på forhånd, hvordan du agter at forstærke succeserne, når de kommer.
  • Fokuser på de positive ting, du ønsker at se mere af, i stedet for det medarbejderne ikke gør. 
     
2. Præstationsmålinger
Du måler medarbejdernes præstationer med henblik på at sammenligne dem med hinanden. Men ranking af medarbejderne er et nulsumsspil. Når de øverste skamler er fyldt, er alle andre lavere rangeret, uanset hvor godt de har arbejdet. Systemet modvirker på den måde teamwork. At konkurrere kan man gøre på fodboldbanen– ikke i blandt ligeværdige kollegaer. Konkurrencer mellem medarbejdere, er mere ødelæggende end motiverende. I sidste ende er der risiko for at medarbejderne tager genveje, risici og ignorerer kvaliteten. Du har gjort dig nogen anstrengelser for at ansætte de bedste, så hvorfor skulle alle medarbejdere ikke blive klassificeret som topscorere?
 
Gør i stedet dette: 

Ranking er måske et middel til at afgøre, hvem der skal forfremmes, men ikke en måde at retfærdiggøre dommen over teams og enkeltpersoner.
  • Sæt individuelle mål for hver enkelt medarbejder eller enhed.
  • Begræns aldrig, hvor mange medarbejdere, som kan nå det højeste niveau – og forstærk gerne adfærd, hvor medarbejderne hjælper hinanden til at nå højere niveauer. Ideelt set hjælper medarbejderne på den måde hinanden med at nå guld, så den adfærd er god at belønne 
     
3. At lave nedskæringer
Når økonomien er stram, skal lederen handle. Det kan blive nødvendigt med fyringer, for at økonomien skal hænge sammen. Alle medarbejdere bliver påvirket af afskedigelser. De, der bliver afskediget kan føle sig usikre, deprimerede eller vrede på ledelsen. De, der er tilbage kan føle det samme, fordi de frygter, at det snart vil være deres egen tur. Enhver kan regne ud, at der vil være mere arbejde til dem, der er tilbage. Men risikoen er, at motivationen til at rulle ærmerne op og præstere mere bliver frygt og mistillid. Det har aldrig fået det bedste frem i mennesker. I stedet falder loyaliteten, sygefraværet kan stige.
 
Gør i stedet dette:
 
  • Sæt ikke fem direktører i et rum til at jonglere med hundredvis eller tusindvis af medarbejdernes job. Lad i stedet flere hjerner vurdere, hvordan omkostningerne kan reduceres. Der er mange eksempler på organisationer, der har formået at inddrage medarbejderne i at opklare, hvad der er urentabelt, og dermed undgået at skulle opsige nogen.
  • Nogle gange er det uundgåeligt at ”slanke”. Så tag godt hånd om dem, der må afskediges, og gør det fair. Alle andre overvåger nøje, hvordan du behandler dem for at se, hvad der måske venter dem næste gang, der skal ske afskedigelser.
  • Tag godt hånd om de ansatte der er tilbage. Bevidst positiv forstærkning er især vigtigt umiddelbart efter en nedskæring. Anerkend, når nogen påtager sig mere ansvar og hjælper kollegaer, og sørg for at opmuntre alle til at arbejde mere effektivt sammen, selvom der er færre på posten.
  • At etablere fratrædelsesgodtgørelse, hjælp til omskoling og jobsøgning kan godt betale sig. Også for dem, der er tilbage. De bliver mindre bange og arbejder mere effektivt. 
 
4. Sandwichmetoden
Ledere er ofte lokket af at indlede en snak om kritik ved først at give ros, derefter levere kritikken, og endelig afslutte med ros. Metoden er beregnet til både at styrke god opførsel og rette den dårlige. Det siges, at gøre medarbejderne mere modtagelige for kritik. Men forskningen har ikke bevist, at det virker. Den eneste, der får det lidt lettere på denne måde, er dig, som leverer budskabet. Hvis du bruger sandwichmetoden ofte vil dine medarbejdere krybe og gisne om kritik, hver gang du kommer med ros. De ved, at det medfører ubehag.

Gør i stedet dette:
 
  • Nogle gange er du nødt til at påtale den adfærd, du er utilfreds med. Så gør det klart og uden undskyldninger. Tal om, hvad medarbejderen gør, snarere end hvad og hvordan vedkommende er.
  • Sæt fokus på, hvad du ønsker at se ændret, og følg op med positiv forstærkning, så snart de gør det bedre.
  • Giv ikke kritik og ros på samme tid, selv om du har både positive og negative ting at sige. Vent en time eller en dag - altså så lidt sandwichteknik som muligt. 
     
5. At overvurdere de kloge og talentfulde
Den, som får status som dygtig, kan undertiden slippe af sted med ikke at følge reglerne og opføre sig ufølsomt. Og det er lederen, der skal rydde op bagefter. Men kloge mennesker laver, ifølge adfærdsforskningen, lige så lidt som alle andre. Behandl dem derfor ikke anderledes. Du betaler dine medarbejdere for, hvilken adfærd de udviser, ikke talent. Værdien ligger i den måde, folk bruger deres hjerner på, ikke hvilken IQ de har. Ingen personlighedstest kan forudsige, hvad mennesker er i stand til at gøre, og det er tvivlsomt, om sådanne tests kan afsløre den bedst egnede kandidat. Muligvis kan de sortere de mest uhensigtsmæssige kandidater fra.
  
Gør i stedet dette:
  • Sats på alle de medarbejdere, du har. Nogle forskere mener, at alle mennesker, med tilstrækkelig begavelse, i princippet har nok talent til at blive en ekspert på et hvilket som helst givet område.
     
6. At udpege "månedens medarbejder"
Du løfter en kollega, der belønnes blandt de andre medarbejdere, måske fordi vedkommende har præsteret bedre end nogen anden. Men uheldigvis glemmer du måske at fortælle de andre medarbejdere hvorfor.Ideen i det er, at de andre medarbejdere vil blive motiverede til at opnå den samme opmærksomhed. Men tricket er, desværre, ikke kun ineffektivt, det kan ligefrem være skadeligt. Lad os sige du har 20 ansatte. Så har du formået at sænke humøret for de resterende 19 af dem. I værste fald kan der være medarbejdere, der konkluderer, at de ikke er gode nok. Den udvalgte ved også, at det kun er kortvarig lykke – snart er hun blot en del af flokken igen. En anden pointe er, at dine medarbejde muligvis også gennemskuer, at udmærkelsen blot er en vandrepokal, som alle får før eller senere, uanset om det er fortjent eller ej.
 
Gør i stedet dette: 
 
  • Lad være med at begrænse, hvor mange medarbejdere, der skal anerkendes. Medarbejderne behøver ikke at skulle konkurrere om positiv opmærksomhed. Organisationens succes afhænger af, at alle medarbejdere klarer sig godt.
  • Husk, at alle, der præsterer over standard, bliver anerkendt og udmærket. At uddele positiv opmærksomhed er ikke bare effektivt, det koster lige så lidt som at trykke på ”like” knappen på facebook. 
     
06-01-2014

Uge 2 - 2014 : 4 vigtige trin til planlægning, så den holder

 
Når du arbejder bevidst med din planlægning, får du et større overblik og fokus. Det gør dig i sidste ende til en mere effektiv leder/medarbejder. Få 4 trin til, hvordan du kan planlægge din tid, så du når det, du skal, og ikke mindst når det til tiden.

 

Af Trine Kolding, ekspert i effektivitet og planlægning

 

 

 

For mange ledere og medarbejdere er hverdagen fyldt med møder, som ligger lige efter hinanden, hvor det næsten er umuligt at komme fra det ene møde til det andet. Forberedelsen af mødet ligger, hvis der overhovedet er afsat tid til den, ofte lige før selve mødet.

Ofte bliver du afbrudt eller skal tage stilling til en hastesag, så forberedelsen ender med at blive sparsom eller ikke-eksisterende. Alt for mange planer og projekter strander eller ender med overskredne deadlines på grund af manglende fleksibilitet.

Det handler derfor om at være tidsrealist. Netop den evne til at vurdere tiden og opgaverne realistisk er alfa og omega, hvis du vil lave en plan, der holder. Ellers resulterer det i, at du fokuserer på alt det, du ikke når, hvilket i sidste ende dræner dig for energi og arbejdsglæde.

 

Trin 1: Tidsanalysen: Find ud af, hvor planlægningen ikke holder


Første trin er at lave en tidsanalyse, hvor du i en periode registrerer, hvad du planlægger at bruge tid på, og hvad du rent faktisk bruger tid på. Det giver en bedre forståelse af, hvor tiden forsvinder hen, og gør dig til ekspert på din egen hverdag.

Det handler med andre ord om at blive tidsstyrer, hvor du har kontrol over sin egen hverdag med selv at styre tiden og opgaverne. Ellers ender det med, at du bliver tidsstyret af medarbejderne eller kollegerne og deres opgaver.

At være tidsstyrer betyder ikke, at du skal lave mere, arbejde flere timer end normalt eller løbe dobbelt så stærkt. Faktisk er det stik modsat. Det handler om, at du lærer at være realistisk omkring din tid.

Her er nogle spørgsmål, der hjælper dig med at finde ud af, hvorfor din hidtidige planlægning ikke holder: 

 

  • Er du tidsoptimist? Bliv klogere på, hvilken tidstype du er med Lederwebs artikel.

  • Er dine omgivelser tidsoptimister?
  • Hvor stor en andel af din arbejdsdag går med uforudsete opgaver og henvendelser?
  • Hvor stor en andel er arbejdsdagen planlægger du?
  • Har du afsat nok til alt det uforudsete (ad hoc-opgaver, afbrydelser, telefonopkald, mails etc)?
  • Hvor meget buffertid har du brug for dagligt for at kunne imødekomme det uforudsete og samtidig sikre en vis tilgængelighed?
  • Hvor meget luft skal kalenderen indeholde på uge- og månedsbasis for, at du kan sikre den nødvendige fleksibilitet?

 

Er du i tvivl, kan du udvælge et par repræsentative dage og lave en mini-tidsanalyse. Du skal notere, hvad du planlægger at lave de pågældende dage og herefter, hvad du rent faktisk brugte tid på.(Hent skema til tidsanalyse). Med tidsregistreringerne kan du nu se, om:

 

  • Du når det planlagte
  • Hvor stor overensstemmelsen eller uoverensstemmelsen er mellem det planlagte og det, du reelt brugte tiden på
  • Hvor meget tid du rent faktisk bruger på ikke-planlagte opgaver
  • Og dermed også hvor meget tid du med fordel bør sætte af hver dag til selvsamme
  • Og på den måde lægge en tidsrealistisk plan med tid til det ikke-planlagte, som jo også er en del af jobbet

 

I den sammenhæng er 40 procent-reglen særlig relevant. Tidsstudier viser, at op mod 40 procent af arbejdstiden går med ikke-planlagte aktiviteter (afbrydelser, ad hoc-opgaver, forespørgsler, telefonopkald, spontane møder etc.). Det er næsten halvdelen af din arbejdsdag!

Tjek derfor din tidsregistrering eller dine daglige to do-lister. Hvis du slet ikke har kalkuleret med afbrydelser og uforudsete ting, så prøv at lægge 40 procent af tiden oveni. De fleste af os planlægger langt flere opgaver end tiden tillader. En god huskeregel er derfor, at du max. bør planlægge 60 procent af din tid.

 

Trin 2: Lav et tidsbudget


Tv-programmet Luksusfælden hjælper folk med at få deres økonomi tilbage på sporet. Her får man indblik i, hvordan et ekstremt overforbrug har kastet de medvirkende direkte i en kæmpe gældsfælde. Når værterne viser, hvor mange penge er gået til regnskabsposterne for husleje, mad, diverse osv., er det tydeligt for enhver, hvorfor der nu er et gigantisk underskud. Det kan vi måske smile lidt overbærende af og tænke, at så galt står det trods alt ikke til hjemme hos os.

Men har du egentlig styr på dit tidsbudget? Mange ledere laver gevaldige periodevise overtræk på tidskontoen. Specielt når man har sagt ja til for mange ting, har for mange urealistiske deadlines eller ikke har fået lagt en tidsrealistisk plan.

Du skal derfor lave et tidsbudget (Hent inspiration til tidsbudgettet her). Hvor meget tid har du egentlig at gøre godt med? Og hvor mange opgaver har du på din to do-liste? 

Brug dine egne overskrifter på opgaver og aktiviteter. Prøv nu at estimere tiden til dine faste arbejdsopgaver. Hvor meget tid er nu tilbage på bundlinien? Har du forresten husket buffertiden? Hvor meget tid er nu tilbage på bundlinien?

Med et tidsbudget kan du sort på hvidt se, hvor meget du har at gøre godt med. Især er det en god øvelse for tidsoptimisterne. Men selv tidsrealisterne bliver overraskede over, hvor vigtigt det er at skærpe sit fokus på tidsforbruget.

 

Trin 3: Tidsrealistiske to-do lister


Mange ledere bruger to-do lister til at prioritere og målrette deres knappe tid. Men listerne er spild af tid, hvis de ikke laves realistisk. Her er 4 skridt til en realistisk do-to liste.

 

Første skridt: Hvornår er deadline?

Både din prioritering og planlægning samt ambitionsniveau for løsning af opgaven afhænger af, hvornår du skal være færdig. Dan dig et hurtigt overblik over opgaverne ved at sætte deadlines på. Nu kan du gå videre med din to do-liste.


Andet skridt: Tidsestimering

Hvor lang tid skal du bruge på opgaven? Er det en større opgave, kan du med fordel bryde den ned i mindre dele, så du får et realistisk overblik over, hvor meget opgaven kræver af dig samt hvornår, du skal være færdig med delopgaverne.

I starten er det en god idé at notere, hvor lang tid du reelt brugte på opgaven. Ligesom med budgetopfølgning er du nødt til at vide, om dine estimater holder. For tidsestimering er grundstenen i din planlægning. Du skal vide, hvor lang tid en opgave tager, og hvornår den skal være færdig.

Tredje skridt: Ambitionsniveau

Vælg en skala for dit ambitionsniveau, så du nemt og hurtigt kan indikere over for dig selv, hvor mange ressourcer du skal bruge på den pågældende opgave. Fx: 

  • Skala 1-5.
  • 50 til 100 procent (hvis du vurderer under 50 procent, skal den formentlig slet ikke laves).
  • Smileys: glad, sur eller ligeglad.

 

Fjerde skridt: Prioritering

Hvad er vigtigst at nå i dag/i denne uge afhængig af, om du arbejder med daglige eller ugentlige to do-lister? Hjernen arbejder bedst, når målene er klare. Når hjernen ved, hvad den skal fokusere på og arbejde hen imod, arbejder du automatisk mere målrettet og effektivt. Bonus oveni er, at du reducerer sandsynligheden for at lave overspringshandlinger!

Specielt til de større eller mere langsigtede opgaver, er det en rigtig god idé at planlægge dem og sætte tid af i din kalender til udførelse af de enkelte opgaver. En deadline i kalenderen siger sjældent særlig meget om, hvor meget tid du reelt skal bruge til at udføre opgaven. Derfor er tidsrealistisk planlægning din garanti for, at du når i mål.

 

Trin 4: Tag dig tid


En af de vigtigste huskeregler inden for planlægning er: Tag dig tid. Du får den aldrig! En hyppig indvendig mod at planlægge er, at det tager tid, og at planen sjældent holder.

Ja, det tager tid. Men det er intet imod, hvad du skal bruge af tid på feberredninger eller hvad du bruger af tid på igen og igen at forsøge at danne dig et overblik over dine opgaver på grund af manglende struktur og planlægning.

Undersøgelser viser, at du reducerer udførelsestiden betragteligt, når du har taget dig tid til at planlægge. Så alt i alt er der masser af tid at spare ved at investere tid i planlægning.

Og husk på, at hvis du ikke selv tager dig tid til at løse de vigtige opgaver i god tid, tid til forberedelse og udvikling, tid til dig selv, så skal medarbejderne eller kollegaer helt sikkert finde noget, du kan bruge din tid på.

 

Artiklen er en redigeret udgave af trin-for-trin guide til planlægning, der holder!, som blev bragt på www.trinekolding.dk.

 

Læs flere af Lederwebs artikler om planlægning:

Leder på 37 timer

Få mere for din tid

Den gode to-do liste

NyereOversigtÆldre