16-06-2013

Uge 25 - Krigen på dit skrivebord

Kæmper du en daglig kamp med de hurtigt voksende bunker på dit skrivebord?

Her er 7 tips til, hvordan ”skrivebordsgeneralen” vinder slaget over bunkerne på skrivebordet.

Af Pernille Bekke, Lederweb

Du bombarderes dagligt med enorme mængder af papirer. Har du ikke lige tid til at tage dig af dem, ryger de over i bunken til de andre papirer på dit skrivebord. Bunken begynder at vokse og langsomt udvikler skrivebordet sig til en krigszone.

Rod på skrivebordet stresser, dræner for energi og stjæler af din værdifulde tid, fordi du aldrig kan finde det du skal bruge. Men hvorfor er det så svært for de fleste af os at holde orden på skrivebordet?

Ifølge Trine Kolding, indehaver af Tid & Tanke og forfatter til bogen "Få styr på tiden", er tiden den typiske, men også den dårligste undskyldning:

- ”Vi undskylder os med, at vi har så frygteligt travlt. De fleste af os ser oprydning som tidsspild, og derfor er det ikke noget, vi prioriterer. Men det er en stor fejl. For oprydning er faktisk et vigtigt middel til at nå sine mål.”

Din hjerne har det bedst med at gøre én ting ad gangen

Rod på skrivebordet er ifølge Trine Kolding som med mulitasking.

Vi kender det alle sammen godt. Når vi sidder og arbejder og telefonen ringer. Koncentrationen ryger, og den gode ide vi fik før er forsvundet. Eller når vi prøver at tale i telefon og samtidig skrive en vigtig mail. Resultatet bliver sjældent godt.

Forklaringen er ifølge Trine Kolding, at vores hjerne fungerer bedst med én ting ad gangen:

- Undersøgelser viser, at multitasking reducerer vores effektivitet med op til 50 %. På samme måde forvirrer rod på skrivebordet din hjerne, fordi den registrerer de mange ting, der ligger og venter. Papirbunkerne er en konstant reminder om de ting, du mangler at tage stilling til.

- ”Læg derfor andre sager væk, så du kun har de aktuelle og relevante papirer foran dig”, lyder det fra Trine Kolding.

Bliv ven med din skraldespand

Udover at prioritere oprydningen anbefaler Trine Kolding, at vi bliver bedre til at smide ud:

- ”Du skal være ven med din skraldespand. Vi har en frygtelig tendens til at gemme alt. Enten fordi vi tror, det er noget, vi engang vil læse, eller fordi vi ikke ved, om det er noget vi står og skal bruge en eller anden dag. Her skal vi være meget mere kritiske og ærlige overfor os selv", siger Trine Kolding.

Til de papirer du er i tvivl om skal ud eller ej, anbefaler Trine Kolding en ”Forældelseskasse”:

- ”Lav en aftale med dig selv om, at hvis du ikke har brugt de papirer, du lægger i kassen inden for tre måneder, så ryger de ud”, siger Trine Kolding.

Gør det nu – princippet

Trines Kolding bedste råd til dig, der gerne vil komme bunkerne til livs, er løbende at tage stilling og handle på de papirer, der kommer ind.

- ”Find med det samme ud af, hvad der skal ske med papiret. Skal opgaven løses af en kollega, så giv det videre med det samme. Kan du først løse opgaven senere, så skriv det ind i din kalender. Skal papiret smides ud, så smid det ud."

5 råd til oprydningen

1. Lav et grundlæggende arkivsystem
For at få styr på skrivebordet skal du have et grundlæggende arkivsystem. Hvis ikke du præcis ved, hvor du skal lægge papirerne, er der stor sandsynlighed for, at de ryger tilbage i bunken på skrivebordet.

Det er forskelligt, hvordan vi indretter vores systemer. Nogle arkiverer ud fra årstal, andre ud fra emner osv. Du skal derfor finde den logik og det system, der passer til dig.

2. Lav en hurtig grovsortering
For komme bunkerne til livs skal du starte med at finde tre bunker. En til de papirer du vil beholde, en anden til de papirer, der skal gemmes (arkiveres) og sidst en kasse til de ting, som skal smides ud.

3. Smid ud
Medmindre du har en meget god grund til, hvorfor du skal gemme det, skal du smide det ud. Tit beholder man ting for en sikkerheds skyld og i frygt for, at man pludselig skal bruge papiret igen. Den holder ikke. Til de ting du er usikre omkring kan du lave en ”Forældelseskasse.”

4. Tag stilling med det samme
Det er spild af tid, når du har fat i det samme papir flere gange. Beslut med det samme, om du skal gøre noget ved det nu, eller senere. Hvis senere, så planlæg det. Skal papiret smides ud? Så gør det dog.

5. Prioriter oprydningen
Afsæt fast 5-10 minutter af dagen til løbende oprydning.

Læs mere

8 råd: Bliv mere effektiv

7 trin til bedre udelegering

Ledere der lykkes - hvad er det de kan?

10-06-2013

Uge 24 - 3 grimme misforståelser om overspringshandlinger

Der findes ufattelig mange myter og grimme misforståelser om overspringshandlinger. Og misforståelserne er faktisk med til at gøre det hele meget værre.

Men det laver vi om på. Nu.

Her har du de de tre største misforståelser, jeg er stødt på gennem årene. Og nu tager jeg dem under kærlig behandling. Én efter én.

Af Dorthe Rindbo

Misforståelse # 1:
At overspringshandlinger kun stjæler 16 minutter om dagen

Sidste år blev der lavet en undersøgelse, der viste, at danskerne selv vurderer, at overspringshandlinger kun tager 16 minutter af deres arbejdsdag.

Men, men, men... Vi bruger langt mere tid på overspringshandlinger, hvis du spørger mig.
Det varierer selvfølgelig fra person til person, men vi spilder mere tid på oversprings-handlinger end vi aner. Eller måske vil være ved.

Hvis jeg skulle komme med et bud, vil jeg tro, at vi i gennemsnit bruger mindst 45 minutter om dagen. Mindst.

På et tidspunkt holdt jeg en workshop om overspringshandlinger, hvor jeg spurgte deltagerne, hvor lang tid de brugte på overspringshandlinger om dagen. Over 80 procent svarede at de brugte mindst to timer om dagen på diverse udsættelsesmanøvrer.

To timer om dagen bliver til 730 timer om året.
Tænk på, hvad du ellers kunne bruge syv-hundrede-tredive timer på.
Hvert år. Resten af livet.

Misforståelse # 2:
At en overspringshandling er det samme som en pause

Når jeg giver eksempel på overspringshandlinger, nævner jeg ting som at hyggesnakke med kollegaerne, læse avis, lave en kop kaffe... men hov, er det nu blevet forbudt at socialisere med kollegaerne, holde sig opdateret om omverden og drikke en uskyldig kop kaffe?

Nej. På ingen måde. Tværtimod. Vi blander tit overspringshandlinger sammen med pauser, men det er to meget forskellige ting.

Ja, vi laver nogle af de samme aktiviteter, men den bagvedliggende årsag til, om vi holder en velfortjent pause eller laver overspringshandlinger er på ingen måder ens. Når du holder pause, lader du op. Og det er vigtigt. Når du laver overspringshandlinger, er du på flugt.

Faktisk kan jeg se, at dem der ikke holder pauser i løbet af dagen, har en tendens til at lave flere overspringshandlinger (især sidst på dagen), end dem der løbende prioriterer pausen.

Misforståelse # 3:
At overspringshandlinger er harmløse

Vi griner tit af vores og andres overspringshandlinger, fordi de er lidt fjollede. Men selvom de er fjollede, er de på ingen måde harmløse. Dine overspringshandlinger har konsekvenser.

Der er de ydre konsekvenser i form af for eksempel sene aftener på kontoret, forspildte chancer, dårligt helbred eller at du aldrig får gjort de ting, du drømmer om. Av!

Og der er de indre konsekvenser som for eksempel stress, dårlig samvittighed, manglende selvresepekt eller dårligt selvværd. Måske har du også svært ved at nyde andre aktiviteter, fordi du ofte har en anden opgave hængende over hovedet. Og det er virkelig en skam.

De mange små - og store - overspringshandlinger, som du laver i løbet af en dag, har langt større konsekvenser, end du sandsynligvis er bevidst om. Hver eneste overspringshandling har en pris.

Har du nogensinde overvejet, hvad dine overspringshandlinger indtil videre har kostet dig? Og hvad de sandsynligvis vil koste dig i fremtiden, hvis du ikke gør noget ved dem?

02-06-2013

Uge 23 - Vidste du, at 95 procent jævnligt laver overspringshandlinger?

Fem-og-halv-fems procent. Det er en pæn sjat.

Og ja, undskyld at jeg påpeger det, men du er sandsynligvis en del af den statistik.
Du laver sandsynligvis overspringshandlinger. I større eller mindre grad.

Men hvor slemt står det egentlig til?
Ved du det?

Her er en lille hurtig test, hvor du kan undersøge om dine overspringshandlinger
har taget overhånd.

TEST DIG SELV
Hvor mange af de her 9 udsagn kan du svare ja til?

Jeg har ofte svært ved at tage mig sammen til at komme i gang
med en opgave eller afslutte en opgave.
Jeg går tit i gang med små lette opgaver, selvom jeg ved, at jeg
burde gå i gang med noget andet og mere vigtigt.
Jeg har tit følelsen af, at jeg spilder for meget tid og energi på
ligegyldige overspringshandlinger.
Jeg udsætter ofte opgaver så længe, at det både går ud over,
hvordan jeg har det og min personlige effektivitet.
Jeg føler, at jeg arbejder bedst under pres.
Jeg fortryder tit, at jeg ikke er gået i gang med en opgave i bedre tid.
Jeg udsætter tit opgaver, der er kedelige, besværlige, ubehagelige,
uoverskuelige, tidskrævende og/eller svære.
Jeg kunne være meget mere effektiv, hvis jeg ikke lavede
overspringshandlinger.
Jeg udsætter tit opgaver til i morgen, selvom jeg reelt godt kunne
gå i gang i dag.

Og resultatet er ...

Hvis du kan nikke genkendende til tre eller flere af ovenstående udsagn, har dine overspringshandlinger sandsynligvis taget overhånd.

Og jo flere udsagn du har sagt ja til, jo større "udviklingspotentiale" har du, når det kommer til overspringshandlinger. Der er kort sagt meget, du kan gøre for dig selv og for at forbedre din personlige effektivitet.

Hele 95 procent siger faktisk, at de gerne vil reducere mængden af overspringshandlinger.
Men de færreste ved hvordan.

Gør du?

Hvis ikke, så er her to vigtige pointer om overspringshandlinger, du bør vide:

1) Spot den underliggende årsag
Det er faktisk ikke dine overspringshandlinger, der er dit egentlige problem. Dine overspringshandlinger er blot symptomer på et underliggende problem. For at minimere dine overspringshandlinger, skal du finde ud af, hvad der er den underliggende årsag.

2) Lyt til din indre dialog
Når du laver overspringshandlinger, skal du lytte nøje efter, hvad du fortæller dig selv. Hvilke undskyldninger bruger du, når du udsætter en opgave? Dit mindset har nemlig afgørende indflydelse på antallet af overspringshandlinger. Det handler om psykologi.

af Dorte Rindbo

25-05-2013

Uge 22 - Få bugt med pessimisten

At lede eller samarbejde med en pessimist kan være en krævende og frustrerende oplevelse. Den gode nyhed er, at der er råd på vej til, hvordan du hjælper pessimisten på vej mod mere optimisme.

Af Viki Kofoed, Væksthus for Ledelse

At få bugt med unødig pessimisme er alfa omega for dit team og din organisations resultater. Forskning viser, at følelser smitter: Positivitet, tillid og nærvær skaber bedre resultater end unødig pessimisme.

Når du skal have bugt med pessimismen, er det i første omgang vigtigt at forstå, hvorfor pessimisten er pessimistisk. Ifølge Harvard Business Review er det lederens rolle at få klargjort de grundliggende årsager til pessimismen, før der tages hånd om problemet. Nogle mennesker er simpelthen disponeret for at se kritisk på tingene og er ’født pessimistiske’, mens andre er blevet det af det miljø, de befinder sig i.

Erhvervspsykolog Lene Flensborg, mener det er vigtigt, pessimismen holdes i kort snor: ”Negative følelser begrænser vores tanke- og handlemuligheder – vi bliver simpelthen mindre kompetente, kreative og produktive, når vi er negativt stemte. Lidt firkantet sagt, skaber optimister bedre resultater.”

Uanset hvad pessimismen skyldes, så er det fokus på selve årsagen, der er nøglen til at aflive den negative adfærd. At bede pessimisten om at ændre indstillingen til arbejdet er langt nemmere end at reformere hele deres personlige værdisæt og livssyn.

Sådan får du styr på pessimismen

1. Skab opmærksomhed om problemet overfor pessimisten.
Træk pessimisten til side og fortæl, hvordan hans eller hendes attitude påvirker de andre medarbejdere i temaet. En god regel du kan videregive til pessimisten, er ”vær mindst ligeså positiv som du er negativ”. Det er fint at være kritisk, men det bærer kun noget godt med sig, hvis det følges det op med noget konstruktivt.

Fortæl ligeledes hvorfor han eller hun er vigtig for teamet, og gør det klart, hvad det betyder, når han eller hun er sort-seer. Du kan for eksempel sige ”Når du kommer med en negativ kommentar, tager det pusten fra nogle i teamet. Jeg foretrækker derfor, at du følger den kritiske kommentar op med forslag til, hvordan vi kommer videre”.

I denne samtale får du formentlig større indsigt i kilden til pessimismen. På den baggrund kan du tilbyde pessimisten at komme til dig, når skoen trykker frem for at ytre sig foran alle andre.

”Organisationens pessimister er ofte en gruppe mennesker, som føler sig overset. I forsøget på at få lederens opmærksomhed, skærper de tonen og præsenterer et stadigt mere kritisk billede af situationen – det bliver altså en ond cirkel, hvis der ikke tages hånd om det i tide”, fortæller Lene Flensborg.

Lene Flensborg foreslår, at man som leder giver pessimisten mere opmærksomhed i form af samtaler på tomandshånd. Som leder skal du dels lytte til deres synspunkter, dels anerkende de gode intentioner der ligger bag, men også udfordre dem, og fortælle at de er ved at arbejde sig op i et hjørne. ”Som leder har man ofte mest lyst til at ignorere disse personer, men det skal man sætte sig ud over”, siger Lene Flensborg.

2. Lad ikke negative udtalelser hænge i luften.
Det inficerer stemningen, og i værste fald dræber det teamets styrke og motivation. Stil opklarende og uddybende spørgsmål til udtalelsen. Det kan for eksempel være i en situation, hvor pessimisten siger ”projektet er dømt til fiasko”.

Spørg ind til hvorfor han eller hun tror det. Spørg for eksempel ”Hvad kan vi gøre for, at det ikke bliver en fiasko?”.

En anden måde at rense luften for negativitet er at indføre en ’MEN-regel’. Alle negative udtalelser skal følges op med et men, som bringer ligevægt. På den måde kunne svaret blive ”projektet er dømt til fiasko på grund af finanskrisen, MEN det er godt, at vi får lavet et godt grundarbejde nu, så vi er klar, når efterspørgslen vender tilbage”.

Det kan godt være, det ikke løser finanskrisen, men udtalelsen dræber ikke motivationen i teamet, den skaber tvært imod en positiv stemning.

3. Involver hele teamet.
Tag snakken om pessimisme kontra optimisme fælles i teamet. Sæt normer for, hvad der er god team-spirit, og bed alle om at holde øje med, at de bliver overholdt. Ofte virker de sociale og kollektive opfordringer bedre end lederens opfordringer.

Lene Flensborg mener at det er vigtigt, at der ikke bliver tale om et positivt tyranni, hvor alle bare skal være begejstrede og positive.

” Det kan i værste fald medføre, det man kalder gruppe-tænkning, hvor alvorlige problemer overses, fordi gruppen er mere fokuseret på at skabe indbyrdes harmoni end på at analysere situationen til bunds”, pointerer hun.

Når intet virker

Hvis du har prøvet alt og intet virkede, kan det være nødvendigt at flytte pessimisten til et andet team. Nogle gange er selv den mest oplagte medarbejder bare ikke god i en bestemt sammenhæng. Som leder er det dit job at vurdere, hvilken sammensætning der er den bedste.

Nogle gange kan det også være en befrielse for pessimisten at blive ’taget af’ opgaven. Fremlagt på rette tid og sted, kan det blive opfattet som en betænksom hjælp fra lederen. Særligt hvis kilden til pessimismen er det specifikke arbejdsmiljø, og det har udviklet sig til en ond cirkel, der er svær at komme ud af. Hvis intet af ovenstående har virket, kan det meget vel være det, der er tilfældet.

Lyt også til pessimisterne

Når ovenstående er sagt, skal det understreges, at pessimister kan være værdifulde. Der er ofte en kerne af sandhed i det, de siger. Formålet med ovenstående må ikke misforstås med, at der bør ske en total udryddelse af al skepsis i dit team eller afdeling.

Et ’irriterende’ medlem af teamet er også en vigtig dimension til gruppedynamikken. Så længe pessimismen ikke opfattes som destruerende for teamets arbejdsprocesser, er det kun givtigt. Respektfuld uenighed skaber udvikling og plads til forskellighed.

”Den kritiske stemme har sin klare berettigelse. Men pessimistiske udsagn skal være balancerede og rollen som pessimist skal helst ikke være bundet til enkeltpersoner, som altid er dem, der påpeger fejl og mangler. Det kan være nyttigt at tale om, at alle i teamet har ansvar for at bidrage med både optimisme og kritik”, forklarer Lene Flensborg.

Principper, der er gode at huske

Det bør du gøre:
• Find kilden til pessimismen
• Differentier mellem personen og opførslen, så pessimisten ikke føler sin personlighed antastet
• Involver hele teamet med henblik på at skabe normer for god team-spirit

Det bør du ikke gøre:
• Konfronter aldrig pessimisten i andre medarbejderes medhør
• Lad ikke negative kommentarer hænge i luften
• Antag ikke at pessimister er uproduktive

Læs mere her

Tænk i forskellighed når du kommunikerer – Introduktion til Appreciative Inquiry

Lyt til brokkehovederne

Positiv psykologi

19-05-2013

Uge 21 - Kunsten at huske det gode

Metaforer taler ofte meget mere klart til følelserne og den personlige konstruktion end fakta, videnskabelige informationer og søjler og diagrammer. Derfor bruger jeg såvel i undervisning, som i psykoedukation og behandling mange anekdoter og historier fra hele verden.

af Irene Oestrich http://www.kognitivpsykoterapi.dk/

Om at skrive sine glæder i sand.

Dette er en historie om to venner, som vandrer i ørkenen.
En dag kommer de op at skændes og den ene giver den anden en lussing. Sidstnævnte føler smerten, men siger ikke noget. Han sætter sig og skriver i sandet: "I dag fik jeg en lussing af min ven".

De går videre og kommer til en oase, hvor de bestemmer sig for at bade. Ham der tidligere fik lussingen, er ved at drukne, men hans ven redder ham. Da han er kommet til sig selv igen, graverer han i en sten: "I dag reddede min bedste ven mit liv". "Hør her", siger vennen. "Da jeg slog dig, skrev du det i sand og nu hvor jeg har reddet dig, graverer du det i sten". "Hvorfor?"

Den anden svarede: "Hvis nogen gør dig ondt, skal det skrives i sand, hvor tilgivelsens barmhjertige vind, kan viske det ud". Men når nogen gør dig godt, skal du gravere det i sten, hvor ingen vind nogensinde kan slette det".

Lær at skrive dins sorger og bekymringer i sand og gravere dine glæder og velsignelser i sten !

Desværre ligger det i vores kultur, at vi ikke må tro noget om os selv. Det har sikkert skullet virke som modgift mod den ekstreme egoisme og narcissisme, der som bekendt er skadelig for alle ikke mindst en selv. Men for at holde sig på glædelighedens og opmuntringens vej, er man nødt til at kende sit eget værd. De kognitive principper indeholder et menneskesyn, hvor der sættes pris på det enkelte menneskes unikke værd og hvor hensigten er at udvikle og opbygge den menneskelige værdi og styrke.

Da kognitiv terapi begyndte sin rivende udvikling, var der mange fra andre psykologiske skoler som måtte anstrenge sig for at være kritiske overfor en udelt lovende og effektiv metode, der måske nok truede deres eget eksistensgrundlag - med mindre altså at de kunne ændre måden de tænker på. Der er som bekendt opbyggende og nedbrydende kritik. Opbyggende kritik er en stor hjælp til forbedring og succes, men nedbrydende kritik er ødelæggende. Ligesom Janteloven. Derfor omskrev jeg for mange år siden Janteloven hvilket blev til Anti-janteloven, der svarer helt til de kognitive udviklingsprincipper, som de anvendes i kognitive behandlingsmiljøer.

DEN KOGNITIVE ANTI-JANTELOV

Du skal altid tro, at du er noget værd - og lede efter beviser på, at det er sandt
Du skal tro på at vi er ligeværdige
Du skal tro på at vi er kloge og kompetente på hver vores områder
Du må gerne tro, at du ved mere end jeg gør og jeg er overbevist om at jeg kan lære noget af dig
Du skal tro på, at du duer til noget, så du kan bevare motivationen til at udvikle dine færdigheder, opbygge dine ressourcer og gå efter dét du har brug for
Du skal tro på, at nogen bryder sig om dig, at du fortjener kærlighed og accept
Du skal tro på, at du kan lære noget - alene og sammen med andre
Du skal tro på, at du kan dele med andre og samarbejde, selvom der er meget, du må gøre alene
Du skal kunne le og lege og more dig - også selvom du har seriøse opgaver at varetage
Du er ikke alene - de andre har de samme behov og ønsker

HUSK DINE PERSONLIGE RETTIGHEDER

Du har ret til at sige nej, sige fra og sætte grænser
Du har ret til at ombestemme dig
Du har ret til at være dum og ikke vide noget
Du har ret til at sige din egen mening og ytre dig - også når de andre mener noget andet
Du har ret til at være anderledes
Du har ret til at leve dit liv, som du ønsker det
Du har ret til at give udtryk for dine følelser, også de negative
Du har ret til at blive respekteret og accepteret og behandlet ordentligt
Du har ret til............................................................................................

HISTORIEN OM DEN GAMLE HØVDING

Den gamle Apachehøvding sad i solnedgangen udenfor sin tipi, sammen med sin sønnesøn. Han var ved ag forklare drengen hvad han følte.

"Det er somom jeg har to ulve, der kæmper i mit hjerte", sagde høvdingen. "Den ene er en hævngerrig, vredladen og voldelig ulv. Den anden er en ulv, der er uendelig blid og venlig og kan lide alle andre væsener".

"Hvilken af dem vil så vinde kampen?" spurgte drengen.

"Det vil helt sikkert den ulv, som jeg fodrer mest", svarede høvdingen.

Med denne metafor kommer det meget enkelt frem, at vi selv bestemmer om vi vil styrke det negative eller det positive i vores tanker & følelser og at vi er nødt til at være bevidste om, hvad det faktisk er vi gør og ikke blive overraskede, når vi så ser resultatet.