Uge 3 - Effektive møder - en anden vinkel

Det handler om engagement og energi, hele vejen igennem mødet. Det er fedt at være til møde med en mødeleder, der brænder for en sag og tydeligt ønsker at opnå et resultat. Samtidig skal mødelederen inddrage deltagerne undervejs. Paradoksalt? Måske, men alligevel ikke. Mødelederen kan sagtens være ambitiøs på både egne og gruppens vegne. Der er en masse du kan gøre, for at dit næste møde bliver spændende og udbytterigt:

Planlægningen:
Er det overhovedet nødvendigt at holde mødet? Prøv at overveje om emnet egner sig bedre til et tomandsmøde. Hvis det kræver flere deltagere så vær kritisk med hvem du inviterer. Er de med fordi de plejer at være med? Er det bare politisk klogt at have dem med? Er det signalværdien? Drop disse, og tag kun dem med, som er absolut nødvendige. Hold antallet nede. Kommer du op over 10 deltagere så blir mødet let til et informationsmøde – ikke et besluttende.

Kan tiden skæres?
Tidspres er godt for mødets flow. Overvej hvor kort tid mødet ville kunne tage, hvis det foregik ideelt. Planlæg med dette tidsrum. Læg et ur foran dig ved mødestart og konsulter det gerne. Giv plads til sidespring – men hold dem korte og foreslå evt. at sætte et sidespors-emne på ”P-Plads” , hvis du fornemmer det er et vigtigt emne der berøres, men at I ikke har tiden.

Det fysiske rum:
Omgivelserne er betydningsfulde for vores energi, så derfor skal der eksperimenteres med mødesettings. Flyt jer ud af de vante rammer. Kantinen i firmaet, lagerlokalet, porten, i en båd, spejderhytten, Kullen i Sverige, udendørs i haven, hjemme hos en i teamet, et lokalt museum, der er uanede muligheder. Prøv at koble omgivelserne med mødets emne. Skal I for eksempel tale om strategi og vision, understøtter det mødet, hvis I kan se ud på en flot udsigt over byen – over havet – eller et andet sted som har udsyn.

Dagsorden:
Kort og kontant. Bemærk ved hvert punkt om du ønsker en beslutning, eller om emnet er en information – eller om du bare vil have indspark i en fri diskussion. Lav en dagsorden hver gang, målrettet mødet. Lav gerne en genkendelig struktur på dagsorden. Tag det sværeste emne først.

Mindset deltagerne:
En lille email reminder dagen før mindsetter deltagerne, så husker de at læse materialet og når måske at tænke over deres egen holdning til emnerne. Det fremmer flowet på mødet.

Start af mødet:
Det gode møde starter altid med et håndtryk, det er en anerkendelse at blive set og mærket. Konfliktniveauet sænkes når vi har set hinanden i øjnene. Luk døren til tiden og start mødet. De der kommer for sent må gå glip af indledningen. Hvis det er de samme hver gang er det værd at tale med dem om det – under 4 øjne.

Dagsordencheck:
Løb hurtigt dagsorden igennem ved mødestart. Er der kommentarer af forståelsesmæssig karakter? Skal der tilføjes et vigtigt punkt? Er alle ok med denne dagsorden? Så kører vi!

Energien undervejs:
Eksperimenter med anvendelse af fysiske processer, få folk op at stå hvis der skal diskuteres. Tagn på flipover og producer præsentationer under mødet – det giver engagement. Lav gerne en powerpoint før mødet, men lad være med at vise den. Send den evt. til deltagerne og brug den selv som en øvelse inden mødet – Hold dig til tavle og flipower som alle kan følge, og oplev hvordan deltagerne bliver mere involverede i at medskabe præsentationerne.

Konklusioner:
Lav løbende konklusioner undervejs. Afslut hvert punkt med en tydelig stillingtagen. Check deltagerne for accept.

Afslutning der peger fremad:
Resume af de beslutninger vi har taget. Anerkend deltagernes engagement og tak dem for deres deltagelse. Forklar hvad du mener næste skridt bør være.

Det er hårdt at være mødeleder:
Det kræver forberedelse og planlægning at være en god mødeleder, og du skal være tydeligt på forkandt. Det vil du gerne, fordi du er engageret og brænder for at nå et resultat. Måske brænder din flamme lidt ud, når du har været mødeleder på mange møder. Så er det tid at give stafetten videre!