12-11-2012

Uge 46 - Personlig effektivitet: Når en ny dag truer …












Haster/vigtigt modellen blev først udviklet af Alan Lakein og senere tilpasset af
Stephen Covey


Prioritering og planlægning er midlerne til at få det bedste ud af dagen og nå, ikke bare det du skal, men også det du gerne vil.

De fleste af os kender det godt: En dag der forløber som én stor vælling af arbejde, møder, transport, hjemlige pligter og fritid. Ved arbejdsdagens afslutning har man en fornemmelse af at have ligget vandret i luften med tusinde gøremål – og intet synligt resultat at have nået! Intet er mere utilfredsstillende, og risikoen for en ustruktureret arbejdsdag uden synlige resultater stiger, efterhånden som der bliver flere og flere opgaver og større og større krav. Det der er sket, er som regel at dagen er gået med en bunke her-og-nu småting, som har stjålet tiden fra os, og de store, vigtige projekter …… ja, dem er vi ikke kommet videre med.

Det kræver stor selvdisciplin at arbejde videre med et større projekt, hvis fx ens e-mail indbakke bugner af ubesvarede mails, og telefonen kimer uafbrudt, men det lønner sig. Kommer du videre med de store opgaver – dem der kræver en vis forberedelsestid, får du en god fornemmelse af at have udrettet noget den dag – og alle småtingene bliver der nok tid til ind imellem de større opgaver.

Redskaberne til at skabe struktur i hverdagen hedder prioritering, planlægning af opgaver og aktiviteter – og en evne til ikke at lade sig styre af sine omgivelser. Det er nemlig ofte sådan, at vi ikke bliver forstyrret, men selv lader osforstyrre af pludselige indfald, ting vi lige skal huske, udefra kommende afbrydelser og ikke mindst tanken om alt det, vi ikke har nået. Her gælder det om at kunne sætte hverdagens myriader af små, forstyrrende detaljer på sikker mental afstand og koncentrere sig om én ting ad gangen. Det gælder også om at vide, hvad der er vigtigt og haster mest, og hvad der eventuelt godt kan tåle at vente til senere.

Det første, du skal gøre, er at sætte mål for arbejdsdagens resultater. Disse mål kan være ganske enkle, fx at aflevere en bestemt opgave på et bestemt tidspunkt, og de skal afspejle en prioritering af arbejdsopgaverne. Det er en god idé at sortere sine opgaver efter nedenstående beslutningsmodel.

Haster og vigtig?
Du kan prioritere dine opgaver efter kriterierne "Vigtig" og "Haster". Spørg dig selv, om en opgave er vigtig eller ikke vigtig, om den haster eller ikke haster. Ved at gå frem efter nedenstående model kan du placere dine forskellige opgaver i en af de fire rubrikker. På den måde kan du nemt skabe et overblik over, hvad du egentlig bør bruge din tid på for at nå dine mål. Set fra et strategisk synspunkt gælder det om at bruge så meget tid som muligt på opgaver i de to øverste rubrikker og så lidt tid som muligt på opgaver i de nederste to rubrikker.


De opgaver, der falder i nederste højre hjørne (er ikke vigtige og haster ikke) kan du roligt smide i den mentale – eller reelle papirkurv! Du får dem alligevel ikke gjort, og det gør ikke så meget, for de er ikke vigtige. Men det letter at få dem slettet fra underbevidstheden. De opgaver, der ikke er vigtige, men haster, kan delegeres eller afstemmes med opgavestilleren og eventuelt overflyttes til en af de andre rubrikker. De større opgaver, der ikke haster, men er vigtige, skal planlægges, dvs. der afsættes tid til dem i kalenderen. Tilbage er de ting, der både haster og er vigtige. Det er disse opgaver, du skal tage fat på i dag som det første.

Et planlægningsværktøj som for eksempel en Time Manager er en stor hjælp til at planlægge din dag – forudsat det bliver brugt løbende. Fordelen ved at notere ting – selv småting – er, at du ikke behøver at gå og huske på dem og dermed frigiver hjernekapacitet til de store ting. Du kan bedre koncentrere dig om vigtige, krævende opgaver, hvis du føler, du har oversigt over de opgaver, du skal løse, og hvornår du skal gøre dem. Du er fri for at gå og tænke på dem, og du er fri for at have dårlig samvittighed over ting, du "burde" gøre, for du har jo planlagt dem. Planlægning kan derfor give dig tid til spontanitet og kreativitet. Husk også at sætte rigelig tid af til opgaverne. Vi undervurderer nemlig ofte, hvor lang tid ting tager.

Træn selvdisciplinen
En forudsætning for en struktureret arbejdsdag er et vist mål af selvdisciplin. For uden styrke til at holde fast, udebliver resultaterne. Skal selvdisciplinen bygges op, skal det ske gradvist. Giv ikke op, hvis du efter en uge ikke er blevet mere effektiv. For det tager tid, som regel ca. en måned, at ændre på sine arbejdsvaner, men det er umagen værd.


Tænk over det!

I would rather have a mind opened by wonder than one closed by belief.
Gerry Spence, forfatter
 
Som titlen antyder, beskæftiger artiklen "Filosofien bag din Time Manager" sig med filosofien bag Time Manager resultatværktøjet. De nævnte principper kan overføres direkte til et andet manuelt system eller et elektronisk planlægningsværktøj som fx Microsoft Outlook, Lotus Notes etc.. Det handler om atplanlægge og skaffe sig det overblik, der gør, at man ikke bliver stresset overalle de ventende opgaver.